Zoom連携の使い方

使い始める前に

Zoom連携を利用できる組織の主催者向けガイドです。会議を主催する本人のZoomアカウントを使います。組織の管理者によるアプリ承認が必要な場合は、Zoomの管理者へ確認してください。画面に「準備中」と出る場合は、利用開始の案内をお待ちください。

初回の提供では、EU内のZoom利用者は接続の対象外です。会議の開催時間・人数・同時開催数は主催者のZoom契約と管理者の設定に従います。予定の長さや会議URLの発行成功は、契約上その時間まで開催できることを保証しません。

1. 自分のZoomを接続する

1. NovaLoopの日程調整の設定、または会議種別の「Zoomの会議設定」を開きます。
2. 「Zoomを接続する」を選び、Zoom側でアカウントと要求する権限を確認して同意します。
3. NovaLoopに戻ったら、本人のメールアドレスと「接続済み」が表示されることを確認します。

本人のプロフィール確認と会議の作成・参照・一覧取得・更新・削除の権限を使います。録画や参加者の映像・音声を取得する権限は要求しません。

2. 会議の作り方と参加設定を選ぶ

「予約ごとに自動で作る」では、予約が確定すると主催者のZoomに会議を作成します。共有セミナーは「開催回ごとに自動で作る」で、同じ回の参加者へ1つの会議を案内します。

「既存の参加用URLを使う」では、入力した同じURLを案内します。Zoom側の設定・日時変更・取消は主催者が行います。主催者専用の開始URLは入力しないでください。

自動作成では待機室、主催者より先の参加、参加時ミュート、主催者・参加者の初期ビデオを選べます。待機室を使う場合は主催者より先の参加を有効にできません。自動録画は開始しない設定で作ります。管理者が固定した設定や参加者自身の操作は、Zoom側でも確認してください。保存した設定は次の予約・新しい開催回から使います。

3. 相手が選ぶ・接続状況から自動で選ぶ

個別の空き時間から受け付けるページでは、相手がGoogle Meet / Zoomから選ぶか、担当者の接続状況に応じて設定した優先順で自動的に選ぶかを設定できます。使える方法や担当者がない場合は、予約を確定せずに案内します。

確定した予約の方法は、後からページの設定を変えても保持します。共有セミナー・投票・仲介は共通の会議を使うため、相手ごとに方法を分けません。

4. 日時変更・取消と、発行待ちの確認

自動作成した会議はNovaLoopの予約管理から日時変更・取消を行います。共有セミナーは開催回から変更・中止します。1席だけの取消では、ほかの参加者の会議を消しません。

予約の確定と会議URLの発行は別の状態です。発行待ち・失敗が表示された場合は会議ができたと判断せず、再試行や再接続の案内を確認してください。発行結果が不明なときは元の会議を照合します。重複を避けるため、繰り返し別の予約を作り直さないでください。

Googleカレンダーの書き込みを設定している場合は、選んだ書込先の予定へ反映します。通知設定に従って申込者と主催者へ案内します。外部サービスのエラーが残る場合は、外部まで反映できたとは限りません。

5. 接続できなくなった場合

「もう一度接続してください」と出たら、同じ主催者のZoomアカウントで「もう一度接続する」を選びます。別のZoomアカウントや別のアプリへの置き換えはできません。権限が不足する場合は同意内容とZoom管理者の設定を確認してください。

接続の通常の有効期限切れは自動更新を試みます。更新できない場合は再接続が必要です。Zoom側でアプリを削除した場合は、次の項目も確認してください。

6. 接続を解除する・Zoom側からアプリを削除する

NovaLoopの「接続を解除する」は、保存した接続用トークンを消してZoomへの操作を停止します。既存の会議情報とZoom側の会議、Zoom側のアプリへの許可は残ります。

Zoom側の許可も取り消す場合は、Zoom App Marketplaceのアプリ管理でNovaLoopを選び、削除します。Zoomからの解除通知を検証し正常に処理すると、NovaLoop内の接続プロフィール・トークン・Zoomから取得した会議IDと参加URL、その予約・共有開催回・参加席・取り込んだGoogle予定の写しにあるZoom由来URLを削除します。

予約日時・申込者などの業務記録は残ります。削除済みの予約・開催回からZoom URLは案内しません。再接続だけでは元の会議情報を復活させず、新しい予約・開催回で会議を用意してください。Zoom側に残った会議の変更・削除は主催者が行います。

送信済みメール、外部カレンダー、すでに送信を開始した案内などのコピーは回収できない場合があります。自分で入力した固定URLは、Zoomから取得した情報とは別です。解除処理に失敗した場合やデータ削除について不明な場合は、下のお問い合わせ窓口へご連絡ください。

困ったとき・お問い合わせ

接続できない場合は、表示されたエラー、操作した日時、どの操作で止まったかをお知らせください。パスワード・接続用トークン・会議の参加URLを貼り付ける必要はありません。

運営者：松丸煌明（個人）
窓口：info@emotional-inc.net

データの削除・開示などのご請求もこちらで受け付けます。本人確認後に対応します。